Les documents qualité du système devront faire l’objet d’approbation et de validation. Le pilote du document qualité est chargé de cette tâche.

Le statut du document qualité est décrit dans la colonne statut de la liste.

Comme pour le document, le document qualité, peut prendre plusieurs états comme décrit ci-dessous.

En cours de rédaction

En cours d’approbation

Validation rejetée

Validé

Archivé

Lorsque un document qualité est créé, il a automatiquement le statut en cours de rédaction. Tant que le document qualité n’est pas validé, il ne pourra pas être utilisé.

Pour demander l’approbation d’un document qualité dont vous êtes le pilote, vous devez vous rendre dans la liste des documents qualité : dans la colonne état, en face du document qualité concerné et cliquer dessus.

La page qui s’affiche à l’écran, vous permet d’envoyer le document pour approbation lorsque vous êtres pilote du document qualité.

Ajouter des approbateurs au document qualité dans le tableau des approbateurs. Pour cela, sélectionner un approbateur dans la liste déroulante puis cliquer sur “Ajouter”. Répéter l’opération autant de fois que vous avez d’approbateur à ajouter.

Une fois que vous avez terminé d’ajouter les approbateurs, cliquer sur le bouton “Envoyer pour approbation”. Lorsque cette opération est réalisées, un message est envoyé aux approbateurs du document pour leur demander l’approbation du document qualité

Lorsque le document qualité a été envoyé pour approbation, son statut change dans la liste des documents qualité. Dans un premier temps, il passe dans un état en cours d’approbation.

Les approbateurs ont la possibilité d’accepter ou de refuser l’approbation du document qualité.

Le pilote du document est tenu au courant de l’état de l’approbation du document qualité par messagerie.

Lorsque tous les approbateurs ont accepté la validation du document qualité, le pilote a la possibilité de le valider à partir de la page de validation

Il ne reste plus au pilote que de valider le document qualité. Le document qualité passera à l’état validé et pourra être utilisé dans le système

Dans le cas d’un rejet du document qualité, les approbateurs doivent justifier de la raison du rejet. De cette façon, le pilote du document qualité pourra en tenir compte pour la prochaine procédure de validation.

Dès cet instant, le pilote, a la possibilité de réactiver la rédaction du document qualité. Il repassera dans l’état en cours de rédaction et pourra à nouveau être envoyé pour approbation dès que les modifications nécessaires à son approbation sont apportées.

Les documents qualité sont ainsi gérés afin de s’assurer que tous les acteurs concernés par les documents qualité du SMQ approuvent sa forme et son utilisation.

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