Les documents qualité sont les documents qui décrivent les processus de travail du SMQ. Il peut s’agir d’une procédure, d’une instruction, d’un protocole ou d’un procédé de travail. Les documents qualité sont au centre du fonctionnement du SMQ.

L’ajoute d’un nouveau document qualité se fait dans le sous-menu “Doc. Qualité” du menu “Documentation”.

Comme pour les documents et les fonctions, la référence du document qualité peut être générée automatiquement. Ensuite, l’utilisateur saisit les données d’identification et les informations relatives au document qualité, notamment :

• son intitulé,
• le service émetteur,
• le pilote,
• le type de document (procédure, instruction, protocole, etc.)
• la finalité du document qualité
• le domaine d’application.
• un champ d’édition permet d’ajouter une description dont le texte peut être mis en forme à la manière d’un traitement de texte.

Pour terminer cette étape, un lien peut être fait avec un document externe, qui sera importé dans la base de données. Il doit s’agir ici d’un document au format PDF.

Lorsque toutes les informations requises dans ce formulaire ont été saisies, vous pourrez passer à l’étape suivante, qui consiste à ajouter les documents liés au document qualité.

Dans ce formulaire, vous devez sélectionner le document lié à ajouter au document qualité puis l’ajouter. Répéter l’opération autant de fois qu’il y a de document lié à ce document qualité. Cliquer ensuite sur le bouton “Continuer” pour poursuivre.

De la même façon, ajouter les chapitres des référentiels qui sont impliqués dans le document qualité. Pour cela, vous devez choisir le chapitre dans la liste déroulante et cliquer ensuite sur le bouton “Ajouter”. Répéter l’opération, autant de fois qu’il y a de chapitres à ajouter. Pour finir, cliquer sur le bouton “Terminer”

Pour modifier un document qualité, il est nécessaire dans un premier temps, d’afficher la liste des documents qualité depuis le sous-menu “Doc. Qualité” du menu “Documentation”. Cliquer ensuite dans la colonne “Modifier” en face du document qualité concerné.

Pour ajouter des étapes au document qualité précédemment créé, vous devez éditer le document qualité en modification et vous rendre dans la rubrique Etapes de réalisation pour ajouter les étapes.

Sélectionner les étapes dans l’ordre de leur réalisation depuis la liste déroulante, puis cliquer sur le bouton “Ajouter” à chaque étape. Répéter l’opération autant de fois qu’il y a d’étape à ajouter. Cette opération suppose que les étapes ont déjà été préalablement ajoutées dans le système. Si ce n’est pas le cas, ajouter d’abord celles-ci avant de modifier cette rubrique. (cf. ajouter de étapes de réalisation)

Pour imprimer un document qualité, il suffit de cliquer sur le bouton imprimer en bas du formulaire. Le document qualité est généré au format PDF. Celui-ci pourra ensuite être imprimé depuis votre visionneuse de document PDF de votre choix.

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